Лист ознакомления с локальными нормативными актами. Ознакомление с локальными нормативными актами при приеме на работу Нужно ли знакомить с актами на

Тема локальных актов, кажущаяся многим банальной, оказалась запутанной. Эксперт внимательно вчитался в решения судов, и его выборка и выводы могут оказать помощь читателю в практической работе.

Отношения по разработке и принятию локальных нормативных правовых актов урегулированы достаточно подробно. В то же время существуют аспекты этого института, оставленные законодателем без внимания и восполняемые судебной практикой. Таковы, например, отношения по ознакомлению работника с локальными нормативными правовыми актами организации.

Факт доведения до сведения работника локального акта способен порождать критически важные последствия. В ряде случаев возможность применения к работнику локальной нормы, применения мер ответственности за несоблюдение этой нормы напрямую связывается с наличием расписки об ознакомлении с документом. Суды учитывают наличие подписи работника в журналах или листах ознакомления по спорам об установлении фактических трудовых отношений. При этом законодателем не урегулирован перечень обязательных для ознакомления локальных актов, порядок действий работодателя, не установлены механизмы защиты прав и законных интересов сторон трудового договора.

Так, ст. 22 ТК РФ вменяет в обязанность работодателю "знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью". Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника "под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, коллективным договором". Вновь повторяется неформализованный, лишенный критериев признак "непосредственной" связи с трудовой деятельностью. Что входит в этот перечень, как работодателю самостоятельно определить круг таких локальных актов, чем обосновать свой выбор при возникновении конфликта и спора - однозначно сказать трудно. Неопределенность усиливается и другими нормами ТК РФ: например, ст. 103 ТК РФ требует ознакомления работника с графиками сменности, но не указывает способов и форм такого ознакомления.

Попыткой восполнить имеющиеся пробелы и недочеты в регулировании ознакомления работника с локальными актами стала судебная практика, из материалов которой можно сделать ряд выводов и рекомендаций.

Основными правомерными способами подтверждения ознакомления работника с локальным нормативным актом признаются судами следующие:

1. Проставление подписи работника непосредственно на листах локального нормативного акта (Апелляционное определение Московского городского суда от 24.11.2015 N 33-42376, Решение Томского районного суда от 06.02.2014 N 2-122). Для этого в конечной части акта предусматривается раздел с графами для указания фамилии и имени работника, его должности, даты ознакомления и подписи. Такой способ наиболее точно отвечает принципу добросовестности намерений сторон, вызывает доверие у правоприменительных и инспектирующих органов, так как не позволяет подменить или дополнить содержание документа без ведома работника. Чтобы реализовать данный подход последовательно, работодателю стоит прошнуровать и опечатать документ. Нормативно последнее правило не установлено, однако это снимет любые сомнения в случае дальнейшего трудового спора.

2. Фиксация подписи работника на отдельном листе ознакомления (Определение Липецкого областного суда от 17.01.2011 N 33-62/2011, Решение Северского городского суда Томской области от 13.12.2013 N 2-1293). Лист ознакомления может быть предусмотрен как для каждого отдельного вида нормативных актов организации (должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка, графика сменности и т.д.), так возможно и наличие единого листа ознакомления со всем массивом локальных актов организации. И в первом и во втором случае наиболее важным аспектом является дата подписи работника в листе, которая в дальнейшем позволит распространить на него данную редакцию локального акта. Необходимо также последовательно брать с работников расписки при любых модификациях текста относящегося к его работе нормативного акта. С практической точки зрения второй подход предпочтительнее, так как при возникновении спора позволяет не рассматривать вопрос осведомления работника с каждым отдельным документом.

Словосочетание "лист ознакомления" - не более, чем традиционное наименование данного документа. Нормативно предписанной обязательной формы и содержания для него не существует. Поэтому допустимы иные наименования, установленные организацией для собственного документооборота. Так, практикой признан правомерным документ под названием "личная карточка инструктажа работника" (Решение Димитровградского городского суда Ульяновской области от 02.11.2011 N 2-2403).

3. Третий способ удостоверения факта ознакомления работника с локальными актами организации - включение соответствующего условия в трудовой договор (Апелляционные определения Московского городского суда от 08.12.2015 N 33-46192, от 24.02.2016 N 33-6284, от 16.11.2015 N 33-42412). Специфика данного способа в том, что отдельного документа о доведении до сведения работника внутренних нормативных актов нет. Условие о доведении до сведения включается в содержание трудового договора и работник, подписывая договор, тем самым дает расписку одновременно и об ознакомлении. Суды признают наличие такого условия в подписанном сотрудником договоре как доказательство возложения на него должностных обязанностей при рассмотрении любых категорий дел, включая споры о незаконности увольнения (Апелляционные определения Московского городского суда от 08.02.2016 N 33-4253/2016, от 20.11.2015 N 33-43333).

Наличие условия о доведении до сведения работника локальных правовых норм нередко становится неожиданностью для работника, который не всегда внимательно изучает собственный трудовой договор.

Так, до судебного разбирательства дошел конфликт Пензенского государственного университета архитектуры и строительства с доцентом С. (Решение Октябрьского районного суда г. Пензы от 10.01.2014 N 2-2742). Работник был уволен за совершение прогула в то время, когда по расписанию у него не было занятий. Выяснилось, что такое предписание действительно закреплялось правилами внутреннего распорядка. В обоснование иска о восстановлении на работе С. утверждал, что нахождение преподавателя на рабочем месте (на кафедре) в течение рабочего дня во внеучебное время никак не регламентировано и он вправе заниматься профессиональной деятельностью за пределами рабочего места. Отсутствие специальной подписи о прочтении правил внутреннего трудового распорядка, по мнению истца, нарушило ст. 9 ТК РФ, согласно которой трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Такая трактовка правовой нормы ст. 9 ТК РФ не лишена как юридической логики, так и житейского здравого смысла. Однако суд, следуя общепринятой практике, нашел доводы заявителя несостоятельными, поскольку в трудовом договоре и дополнительном соглашении к нему имелась подпись работника об ознакомлении его с правилами внутреннего трудового распорядка организации в день подписания трудового договора.

Таким образом, работодателю можно быть уверенным: возражения работников о том, что они фактически не знакомились с локальными нормативными актами, а лишь подписали трудовой договор с таким условием, признаются судами недоказанными.

Подробное изучение дел судебной практики последних лет позволяет говорить, что формальное ознакомление работника с локальными актами через подписание трудового договора широко востребовано на реальном рынке труда. Однако у него есть определенный недостаток: подпись в договоре распространяется лишь на редакции локальных актов, действовавшие на момент трудоустройства. При всех дальнейших изменениях внутриорганизационных норм необходимо будет либо заключать дополнительное соглашение к договору, либо возвращаться к одному из первых двух способов фиксации через лист ознакомления или в самом нормативном акте. Поэтому использование данного алгоритма рекомендовано прежде всего организациям со стабильным, редко изменяемым фондом локальных правовых актов.

Суды встают на позиции нанимателя и в другом аспекте применения третьего подхода. Работодатели зачастую включают в трудовой договор лишь условие о том, что работник обязуется соблюдать действующие локальные акты организации, а не условие, согласно которому работник под роспись ознакомлен с ними. С точки зрения формальной логики обязанность соблюдения нормативного акта никак не коррелирует с доведением ее до сведения лица. Однако на практике суды однозначно трактуют закрепление в трудовом договоре обязанности соблюдать локальные нормативные акты как факт того, что работнику известны соответствующие локальные правовые нормы.

Следует обратить внимание на словесную формулировку, в которой излагается обязанность работника по соблюдению локальных актов. Конкретный текст пункта трудового договора может быть составлен, например, так: "Работник обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, а также иные локальные нормативные акты, действующие в организации" (Апелляционное определение Московского городского суда от 20.02.2015 N 33-5549/15). Может быть рекомендована работодателю и другая конструкция: "Работник обязуется соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты, а также приказы (распоряжения) работодателя, инструкции, правила и т.д." (Апелляционное определение Московского городского суда от 26.02.2016 N 33-6821). Важно подобрать словесную конструкцию, которая обеспечит соблюдение работником всех относящихся к нему локальных актов и не будет содержать пробелов в перечне документов.

Как показывает практика, текстуальная сторона вопроса требует большого внимания.

Так, ООО "Томнефтегазстрой" обратилось к бывшему генеральному директору 3. с иском о возмещении имущественного ущерба. Директор начислял премии себе и другим работникам, тогда как положение "Об оплате труда генерального директора, заместителей генерального директора и главного бухгалтера" требовало согласования данного решения с общим собранием участников общества. Работодатель полагал, что действия руководителя организации носили умышленный характер, так как он был ознакомлен с положением и пользовался премиями даже при отрицательных показателях работы организации. Ответчик возражал, что положение "Об оплате труда генерального директора..." было принято позднее, после его увольнения, и подписано задним числом специально для предъявления к нему иска. По итогам разбирательства судом было выявлено отсутствие доказательств, подтверждающих факт осведомленности ответчика о принятии локального нормативного акта, регулирующего порядок оплаты труда генерального директора, его заместителей и главного бухгалтера.

Что еще важнее, судом отмечалось: "Трудовой договор, заключенный между ООО "Томнефтегазстрой" и З., не содержит указаний на то, что оплата труда генерального директора, в том числе начисление ему премий, осуществляется в соответствии с положением "Об оплате труда генерального директора, заместителей генерального директора и главного бухгалтера ООО "Томнефтегазстрой" (Решение Томского районного суда от 30.05.2011 N 2-364).

Таким образом, решающим оказалось прямое указание в трудовом договоре на обязанность директора при принятии решений об оплате труда и премировании соблюдать лишь устав общества, который, в свою очередь, не содержит никаких указаний на положение "Об оплате труда генерального директора, заместителей генерального директора и главного бухгалтера". Из изложенного очевидно, что в интересах работодателя включать в трудовой договор условие об обязанности работника соблюдать все действующие в организации локальные нормативные акты, без конкретизации отдельных документов.

Описанные выше три способа подтверждения факта ознакомления работника с локальным нормативным актом являются базовыми, общепринятыми алгоритмами. Однако судебная практика позволяет говорить о существовании исключений.

Так, Апелляционным определением Московского городского суда от 14.08.2013 N 33-17418/2013 фактическое выполнение работником должностной инструкции приравнено к ознакомлению с инструкцией под роспись при условии, что работодателем соблюдена установленная процедура. В рамках изучаемого дела работодатель (ответчик) требовал от уволенного работника выполнения измененной должностной инструкции. Работник, требуя восстановления на работе, ссылался на то, что не знакомился с новым текстом инструкции под подпись. В процессе было установлено, что инструкция предлагалась истцу для прочтения и подписи, но он отказался ее подписывать и соблюдать. При этом существенные условия трудового договора не изменялись, судом в Апелляционном определении сообщалось: "Доводы истца о том, что он не был ознакомлен с должностной инструкцией, суд признал несостоятельными, поскольку из акта... следует, что истец отказался от подписания должностной инструкции. Соглашаясь с выводами суда, судебная коллегия учитывает также, что истец, выполняя трудовую функцию, знал свои должностные обязанности и не заявлял работодателю, что порученная ему работа не входит в их перечень. Ссылка автора апелляционной жалобы на неправомерность должностной инструкции... является необоснованной, поскольку доказательств, что данной инструкцией изменялась трудовая функция, истцом не представлено".

Не все решения судов по спорам об ознакомлении работника с локальными актами представляются столь же обоснованными. Некоторые подходы достаточно произвольны и, как представляется, требуют дополнительных обоснований.

Так, районным судом г. Калининграда разрешался спор о невыплаченном вознаграждении за труд, установленном коллективным договором. Среди прочего судом рассматривался вопрос сроков обращения в суд, которые отсчитывались от момента ознакомления истицы с коллективным договором. В этой части итогового решения сообщается следующее: "Из пояснений свидетеля следует, что препятствий к ознакомлению с коллективным договором не имелось, текст документа находится в приемной, имелась возможность у работников с ним ознакомиться. Доводы истицы о том, что она не пропустила указанный срок, поскольку узнала об условиях коллективного трудового договора лишь в ходе рассмотрения настоящего дела, не соответствуют установленным по делу вышеописанным обстоятельствам" (Решение Октябрьского районного суда г. Калининграда от 07.09.2010 N 2-869).

Таким образом, судом прямо проигнорирована императивная норма, закрепленная в уже цитировавшейся ст. 68 ТК РФ. Между тем закон не предполагает альтернатив толкования: работник должен быть ознакомлен с коллективным договором лично и под расписку.

Подход, использованный в г. Калининграде, действительно известен российской процессуальной практике - суд признает общедоступность локального акта как юридически значимое обстоятельство и отказывает работнику в ссылке на неосведомленность. Однако это касается конкретных нормативных актов, в отношении которых отсутствует императивная законодательная регламентация. Такими документами выступают, например, положение о премировании работников организации (Решение Частинского районного суда Пермского края от 05.10.2011 N 2-152) или график сменности (Решение Свердловского районного суда г. Перми от 01.02.1012 N 2-269).

В отдельных случаях суд признает правомерным ознакомление работника с локальными нормативными актами через электронные средства связи (электронную почту).

Однако здесь необходим ряд условий:

1) это допустимо только в отношении документов, не указанных напрямую в законодательстве о труде;

2) электронный документооборот объективно обусловлен спецификой деятельности организации;

3) действительность электронного оборота подтверждается иными обстоятельствами дела, документами, пояснениями свидетелей и оппонента в споре.

Так, судом признаны правовые последствия ознакомления летчиков авиакомпании ОАО "Таймыр" с таким актом, как план полетов. Электронный способ доведения до сведения связан с динамичностью документа - он издается трижды в неделю, работники знакомятся с ним по рассылке немедленно по возвращении из рейса. Обоснованность и действительность такой практики не отрицалась и самим уволенным истцом (Решение Железнодорожного районного суда г. Красноярска от 30.05.2012 N 2-1027).

Известны и иные примеры признания судом электронной рассылки локальных нормативных актов как законного способа ознакомления с ними работников (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 N 33-1126).

В качестве редкого исключения в российском правоприменении встречаются примеры, когда суд без каких-либо оснований и обоснований игнорирует факт того, что работник не был ознакомлен с локальными нормативными актами. При этом данный вопрос критичен для разрешения дела, речь идет о документах, непосредственно связанных с трудовой деятельностью лица, работником оспаривается увольнение за нарушение трудовых обязанностей.

Таково Апелляционное определение Верховного суда Кабардино-Балкарской Республики от 02.10.2013 N 33-3818/2013. Однако в данном конкретном случае благодаря последовательности действий истца явно противозаконные действия республиканского суда были пресечены Определением Верховного Суда РФ от 20.06.2014 N 21-КГ-14-4, которым установлено, что: "Данное Определение вынесено не только с явным и грубым нарушением норм материального права и без каких-либо законных оснований, но нарушает конституционное право М. на обращение в суд".

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА) или «локалка», как по-свойски называют эти документы кадровики? Это понятие не определяется в Трудовом кодексе, но упоминается в связи с правами и обязанностями работодателя.

Работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8, 22 ТК РФ).

Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).

Определение ЛНА можно найти в судебных решениях. Арбитражный суд Новосибирской области в решении от 24.03.2008 года по делу N А45-2016/2008 выделил следующие признаки ЛНА:

Неоднократность применения;

Наличие волевого содержания;

Внутриорганизационный характер;

Распространение на неопределенный круг лиц.

Седьмой арбитражный апелляционный суд в постановлении от 11.06.2008 № 07АП-2847/08 указывает ещё один признак: «…в ряде случаев для принятия локального нормативного правового акта требуется учет мнения представительных органов работников…».

То есть локальный нормативный акт – это документ, регулирующий порядок действий в определённых ситуациях. Он действует в рамках данной организации и может распространяться как на весь коллектив, так и на часть коллектива. Содержащиеся в нём правила применяются всякий раз, когда фактические условия или результаты труда работников совпадают с указанными в данном акте.

Ознакомление с локальными нормативными актами организации

В каких случаях работник должен быть ознакомлен с ЛНА?

1. При приёме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

2. При принятии новых локальных нормативных актов (ст. 22 ТК РФ).

3. При внесении изменений и дополнений в существующие ЛНА.

4. При изменении своего статуса.

Последний пункт поясню на примере.

Допустим, вы работаете делопроизводителем в канцелярии. При поступлении на работу вас ознакомили с должностной инструкцией делопроизводителя и положением о канцелярии.

Затем вы переводитесь в отдел кадров на должность инспектора по кадрам. Теперь вы должны быть ознакомлены с другими ЛНА:

Положением об отделе кадров;

Должностной инструкцией инспектора по кадрам;

Инструкцией о порядке формирования, ведения, хранения и выдачи личных дел;

Инструкцией о ведении и хранении штатного расписания;

Приказом о порядке разработки графика отпусков

и т.д.

Такой же порядок действует, если вы будете совмещать должность инспектора по кадрам.

Или, допустим, вы остаётесь на своей должности, но вас включили в дисциплинарную комиссию – значит, должны ознакомить с положением об этой комиссии.

Избрали в коллегиальный орган управления организацией – должны ознакомить с ЛНА, регулирующим работу данного органа и т.д.

Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами 29.01.2016

"В каком порядке нужно знакомить работников с локальными нормативными актами и изменениями к ним?"

ТК РФ особо оговаривает вопрос ознакомления работников с локальными нормативными актами. Согласно ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Обратите внимание, именно с теми актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника, а не со всеми подряд. Т. е., например, не нужно знакомить с положением о командировках работника, которого в командировки не направляют и направлять не собираются.

Поскольку точный порядок ознакомления с локальным нормативным актом кодексом не определен, на практике существуют различные варианты:

1) К локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление и даты ознакомления. Такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом. Данный вариант подходит для небольших организаций, в которых трудится немного работников. Однако неудобен для крупных компаний. В них чаще используется следующий вариант.

2) Ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники и ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления. При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Если в локальный нормативный акт вносятся изменения, то с такими изменениями работников тоже нужно знакомить. Обычно это делается в том же порядке, что и первоначальное ознакомление.

Напомним, что особенности ознакомления работников с локальными нормативными актами могут быть предусмотрены коллективным договором или иным локальным нормативным актом (коим может оказаться даже приказ). И эти особенности Вам нужно учесть при ознакомлении работников.

Подписчикам журнала "Кадровик-практик" также доступны:

• ПРИКАЗ ОБ УВОЛЬНЕНИИ БЕЗ ПОДПИСИ РАБОТНИКА: ОСТОРОЖНО, НЕ ОШИБИТЕСЬ!
• ПРИНЯТЫЙ РАБОТНИК ОТКАЗЫВАЕТСЯ ПОДПИСАТЬ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
• НЕПРАВИЛЬНОЕ ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ВЛЕЧЕТ ШТРАФ

Журналы учета и регистрации. Разные! Отличное качество, плотная обложка + ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы.

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

ФАЙЛЫ

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

• своем согласии на заключение договора;
• рассмотрении какого-либо вопроса;
• принятии решения;
• получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

• информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
• сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
• номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

• если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
• если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
• когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Аудит кадровой документации подходил к концу.

- Ну вот, теперь я за вас почти спокоен. - Заключил юрист. - А почему я нигде не увидел подписи работников, подтверждающие ознакомление с локальными нормативными актами?

- Они у нас в отдельном журнале расписываются, я покажу.

- Заводить отдельный журнал, конечно, не запрещено. Также как и делать соответствующую отметку в трудовом договоре. Но если у вас дойдет до суда, и работник заявит, что знакомился он совсем с другим документом, нежели тот, что вы показываете в суде, доказать обратное будет крайне сложно.

- А зачем работнику это надо?

- Ради денег, восстановления на работе. А бывают люди с отклонениями в поведении или профессиональные сутяги.

- Никогда с таким не сталкивалась…

- И не надо! Достаточно того, что я с ними сталкиваюсь. Увольняют, например, лодыря, регулярно не выполняющего должностные обязанности, а он - в суд с требованием восстановить на работе, оплатить время вынужденного прогула, выплатить компенсацию… Потому что при поступлении на работу его знакомили совершенно с другой должностной инструкцией, а эту изменили специально, чтобы его выгнать…

- Ну, почему. При нынешнем уровне техники не так сложно подделать документы со всеми подписями и печатями.

- Но есть же экспертиза!

- Есть. Но она стоит денег, а перед этим еще нужно убедить суд в ее необходимости. А суды у нас исходят из презумпции вины работодателя пред работником.

- Как?! Я думала, суд подходит непредвзято, исследует все материалы, а потом…

- Еще как предвзято. Поэтому все документы должны быть сделаны и-де-аль-но. - Юрист даже палец поднял. - И я вам настоятельно рекомендую к каждому документу, с которым знакомите работника, прикрепить листы ознакомления, прошить их вместе со всем документом, пронумеровать все страницы, и тогда вас никто ни в чем необоснованно обвинить не сможет.

Шпаргалка

Трудовой кодекс требует только знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись (ст. , , ТК). Исключение - дистанционные работники при наличии у них усиленной квалифицированной цифровой подписи, если такой порядок прописан в ЛНА организации (ст. 312.1 ТК ). Также следует установить в ЛНА организации порядок ознакомления с ними не дистанционных работников.

Таким образом, трудовой инспектор вправе наказать только за отсутствие подписи работника, подтверждающей его ознакомление с ЛНА, или несвоевременное ознакомление с документом. Например, трудовой договор заключен 20.06.2017, а ознакомился с ПВТР сотрудник 23.06.

При обмене электронными документами работодатель больше защищен от недобросовестных действий работника. В настоящее время Минэкономразвития подготовлен законопроект, позволяющий использовать электронные подписи со всеми категориями работников (а не только дистанционными, как это возможно сейчас). Будет ли он принят, и в каком виде, покажет время.