Подписание документов неуполномоченными лицами (Штукмастер И.). Кто может подписывать приказы? Бланк образцы подписей лиц уполномоченных подписывать документы
Свернуть Показать
В опрос оформления подписи на документе очень важен. Ведь в случае нарушений документ будет считаться неподписанным уполномоченным лицом, т.е. не имеющим юридической силы.
Свернуть Показать
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности (Краткий словарь видов и разновидностей документов, Главное архивное управление при Совете министров СССР, ВНИИДАД, Центральный государственный архив древних актов. - М., 1974).
Приказ - акт руководителя органа государственного управления, государственного учреждения, коммерческой организации, содержащий обязательные для работников установки (Современный экономический словарь).
Приказ - это организационно-распорядительный документ, относящийся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД)) (класс 0200000).
Как оформить право подписи?
Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу. На предприятии приказ, как правило, подписывает руководитель. Поясним, на чем основываются его полномочия.
Исполнительный орган юридического лица воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью организации. При этом он может быть как единоличным - генеральный директор (или директор) организации, так и коллегиальным - правление (или дирекция). Именно в уставе организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор и правление (если оно предусмотрено). В уставе указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому, чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с уставом предприятия.
См. образец оформления выписки из устава в Примере 1. Для рассматриваемой ситуации ключевой является фраза «7.4. Генеральный директор Общества: ...издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества». Такая формулировка означает, что подписывать приказ в организации может только ее генеральный директор.
Пример 1
В уставе отражено право подписи приказов только гендиректором
Свернуть Показать
Пример 2
Делегирование права подписи приказов на постоянной основе
Свернуть Показать
Но приказ может подписать и другое должностное лицо, при этом тоже возможно несколько вариантов. Систематизируем их, указав, кто может подписать приказ за генерального директора предприятия и какими документами фиксируются эти полномочия:
Важно! Если делегируется подписание документа, который имеет «хождение» не только внутри организации, а должен представляться еще и третьим лицам, то дополнительно право подписи нужно будет подтвердить доверенностью . К подписанию приказов это обычно не относится. Чаще имеет отношение к письмам, договорам, налоговой отчетности и т.д. Более детально тему доверенностей мы рассмотрим в ближайших номерах журнала.
Рассмотрим подробнее вариант № 2.1 - делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя уставом .
Пример 3
Отражение в уставе делегирования полномочий временно отсутствующего гендиректора
Свернуть Показать
На время отсутствия генерального директора по причине его отпуска, временной нетрудоспособности, командировки его обязанности исполняет заместитель генерального директора, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей.
В этом случае сотрудник становится исполняющим обязанности генерального директора, действуя на основании устава, и, соответственно, обладает всеми полномочиями последнего, в том числе правом подписи документов в пределах его компетенции. Доказать полномочия исполняющего обязанности генерального директора перед третьими лицами (контрагентами, контролирующими органами) можно следующими документами:
- нотариально заверенной копией устава или выпиской из него, где сказано, кто руководит юридическим лицом в отсутствие генерального директора;
- приказом о назначении соответствующего лица на должность заместителя генерального директора;
- документом, фиксирующим отсутствие гендиректора (больничный либо приказ о направлении в командировку, в отпуск).
Если уставом будет закреплен такой порядок исполнения обязанностей генерального директора, то назначить исполняющим обязанности отсутствующего руководителя можно будет только то должностное лицо, которое указано в уставе. В нашем случае - это заместитель генерального директора.
Теперь рассмотрим вариант № 2.2, когда делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя оформляется приказом (в Примерах 4 и 5 показаны образцы таких приказов).
В подобном случае для подтверждения полномочий исполняющего обязанности нужно будет предъявить:
- приказ об исполнении обязанностей генерального директора в связи с его командировкой, отпуском или временной нетрудоспособностью;
- если в этом приказе указано Ф.И.О. исполняющего обязанности, а не только его постоянная должность, то приказ о назначении на эту должность конкретного человека предъявлять не потребуется;
- документ, фиксирующий отсутствие гендиректора.
Пример 4
Разовое делегирование полномочий отсутствующего руководителя
Свернуть Показать
Пример 5
Делегирование полномочий отсутствующего руководителя на постоянной основе
Свернуть Показать
Но есть еще один экзотический вариант, назовем его № 3. На практике возможна ситуация, когда прежний гендиректор уволился, а нового учредители еще не нашли . Если эта ситуация в уставе не предусмотрена, то собрание участников (акционеров) назначает временно исполняющего обязанности. Для этого необходимо оформить протокол заседания, в котором данная должность временно передается определенному лицу. Именно этот документ и будет подтверждать перед третьими лицами полномочия и право подписи временного руководителя.
Как оформить реквизит «подпись»?
Теперь разберемся, как оформить реквизит «подпись» для выявленных ситуаций подписания документов. Начнем с банальностей - процитируем общие правила оформления этого реквизита в организационно-распорядительных документах, к которым и относится приказ.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.21. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)…
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия)…
Как видим из приведенных выше извлечений из документов, при оформлении реквизита «подпись» указывается должность того лица, который подписывает документ (а не «за которого» он это делает). Причем следует учитывать, что приказы оформляются на бланках не должностного лица, но только на бланке организации. Поэтому должность указывается кратко (т.е. без повторения в ней наименования организации).
Итак, если приказ подписывает генеральный директор, то реквизит «подпись» будет выглядеть так, как показано ниже, в Примере 6, а также в Примерах 2, 4 и 5 (напоминаем, что на приказы оттиск печати не ставится).
Пример 6
Свернуть Показать
Если же приказ подписан другим должностным лицом, которому это право изначально дал устав (по нашей классификации это ситуация № 1.2) или руководитель делегировал его приказом вне зависимости от своего отсутствия/присутствия (ситуация № 1.1), то в реквизите «подпись» следует писать должность этого лица:
Пример 6
Подпись генерального директора на приказе
Свернуть Показать
Если же право подписи документа есть только у руководителя и оно в числе других прав и обязанностей передается тому, кто будет исполнять его обязанности на период отсутствия, тогда уместно появление слов «и.о.» или «исполняющий обязанности». Даже если исполнять обязанности гендиректора Мухина будет его заместитель Артеменко, в ситуациях № 2.1, № 2.2 и № 3 его подпись нужно будет оформить так (личный росчерк и его расшифровка принадлежат Артеменко, а должность указывается с пометкой «и.о. гендиректора»):
Пример 6
Свернуть Показать
Пример 7
Подпись исполняющего обязанности гендиректора
Свернуть Показать
Мы разложили по полочкам возможные варианты грамотного поведения в различных ситуациях, основываясь на существующих правилах оформления. А теперь сделаем важную оговорку. Все вышеперечисленные цитаты с правилами оформления реквизита «подпись» носят рекомендательный характер, поэтому советуем читателям в Инструкции по делопроизводству вашей организации отразить порядок оформления реквизита «подпись» , который может совпадать с рекомендациями, приведенными выше. В этом случае оформление реквизита «подпись» будет «узаконено» для вашей организации.
Совсем по-другому обстоит дело в том случае, когда руководитель (допустим, Иванов) внезапно уехал в командировку, заболел или ушел в очередной отпуск, при этом делегирование права подписи документов в организации осталось неоформленным. Ну что, знакомая ситуация?
И тут каждый ухищряется как может. Самыми распространенными вариантами подписания документов являются:
- указать должность и ее расшифровку, как у гендиректора, и постараться подделать его личный росчерк или поставить оставшуюся в офисе факсимиле (ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30 2003 и Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти содержат требование о том, чтобы реквизит «подпись» включал в себя личную подпись. А она может быть собственноручной, электронной или факсимильной. Ставить ли факсимиле на приказ, решать Вам. Отметим только, что использование факсимиле в организации должно быть предусмотрено органзационно-распорядительными документами, и уж если вы решите поставить факсимиле на приказ, то оцените все риски, которым подвергается ваша организация в случае необходимости доказывать правомерность такого документа в суде. Кстати, если подписывается документ, направляемый в стороннюю организацию, то для его юридической силы должно быть оформлено еще и соглашение сторон о допустимости подписания таких документов при помощи факсимиле);
- изменяют подписанта, при этом ставят косую черту, предлог «за» или знакомое нам сокращение «и.о.» перед наименованием должности гендиректора Иванова, далее другое лицо (например, Комаров) ставит свой личный росчерк и указывает свои инициалы с фамилией (см. Примеры 8 и 9). Любой из этих вариантов будет неправильным в случае отсутствия полномочий у других лиц подписывать документы вместо генерального директора.
Пример 8
Свернуть Показать
Пример 9
Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»
Свернуть Показать
Пример 10
Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»
Свернуть Показать
Пример 11
Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»
Свернуть Показать
Бывает и так, что проект документа уже подписан другой стороной (например, договор) или проект приказа прошел длительное сложное согласование, собрав множество виз, и на этом документе в реквизите «подпись» уже впечатана должность отсутствующего гендиректора . Можно ли как-то подписать именно эту бумагу, не создавая другой документ, если право его подписи есть у другого присутствующего должностного лица ? Рассмотрим имеющиеся рекомендации:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГСДОУ (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33)
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит пояснений относительно того, как оформляется реквизит «подпись» на проекте документа в случае отсутствия генерального директора, когда его подпись уже заготовлена. Указано лишь, что документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Нам остается руководствоваться рекомендациями ГСДОУ (полностью - «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения») и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
или
Но для того, чтобы сделать вышеуказанные требования нормативными именно для вашей организации, их тоже необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству вашей организации. Желательно добавить в Инструкцию наглядный пример оформления подписи в рассматриваемом случае:
В данном примере приписка «И.о.» перед словосочетанием «Генеральный директор» и Ф.И.О. лица, фактически подписывающего приказ («А.К. Мурашкин»), могут быть выполнены от руки либо машинописным способом, если это удастся осуществить технически.
Второй вариант - указание должности с припиской «Зам.» перед словосочетанием «Генеральный директор» - возможен, если заместитель имеет право подписывать такие документы.
В любом случае перед отражением этих тонкостей оформления в Инструкции по делопроизводству их следует согласовать в том числе с руководителем организации. В качестве доводов вы сможете привести цитаты из документов, собранные в этой статье. При этом хочется предостеречь сотрудников служб делопроизводства от злоупотреблений при оформлении реквизита «подпись», т.е. минимизировать «приписки». И уж точно нужно отказаться от косой черты и предлога «за» перед должностью, ведь такие варианты оформления ошибочны и заставят сомневаться в юридической силе «подписанного с таким трудом» документа.
Сноски
Свернуть Показать
Приказ о праве подписи первичных документов пишется в тех случаях, когда руководитель предприятия имеет необходимость уполномочить кого-либо из подчиненных на визирование различной документации.
Как правило, такая практика распространена в крупных и средних организациях, где директор чисто физически не имеет возможности знакомиться и визировать всю текущие бумаги.
ФАЙЛЫ
Что такое первичные документы
К первичной документации относятся любые документы бухгалтерского и налогового учета:
- акты,
- выписки,
- справки,
- товарные накладные и т.д.
В большинстве своем эти документы должны оформляться без единой ошибки и при этом визироваться подписями ответственных сотрудников и/или директора компании.
Кто наделяется правом подписи первичных документов
В основном право подписи предоставляется тем работникам, которые по долгу службы постоянно сталкиваются с «первичкой»:
- специалисты бухгалтерских и экономических отделов,
- менеджеры и начальники отделов продаж,
- водители-экспедиторы,
- логисты,
- сотрудники и руководители отдаленных филиалов и обособленных подразделений.
Кто составляет приказ
Приказ может писать любой работник предприятия, в чьи обязанности входит выполнение данной задачи, обладающий необходимой компетенцией, знаниями и навыками по составлению распорядительных документов.
Чаще всего это юрисконсульт, кадровик или секретарь.
Но кто бы не занимался непосредственным написанием приказа, он должен передать его для ознакомления и визирования директору фирмы, поскольку без его подписи данный документ не будет считаться действительным.
Порядок предоставления права подписи
Первым делом руководство предприятия определяет сотрудников, которые по роду деятельности постоянно сталкиваются с разного рода документами. Затем решается, каким образом предоставить им право подписи. Сделать это можно двумя путями:
- составление специальной доверенности,
- написание приказа.
Доверенность
уместна в тех случаях, когда документы подписываются не только на территории предприятия, но и в других местах: например при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером выписки из банка и т.п. Еще одна отличительная особенность доверенности – она может быть выдана не только штатному работнику предприятия, но и человеку со стороны.
Приказ
же касается только тех сотрудников, которые числятся в компании и получают право подписи строго внутрикорпоративных документов.
После составления приказа, руководитель предприятия должен удостоверить подписи подчиненных, упомянутых в нем, своим автографом.
Длительность действия приказа определяется в индивидуальном порядке: он может иметь бессрочный характер, а может составляться сроком на один квартал, полугодие, год и т.д. в зависимости от ситуации внутри фирмы.
Основание для приказа
По общепринятым нормам составления приказов, любой подобный документ должен иметь под собой какое-либо основание. В данном случае это Федеральный закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402 (статьи 7 и 9). При этом в приказе можно указывать как прямую ссылку на него, так и просто писать «В целях обеспечения выполнения норм действующего законодательства» — такая формулировка тоже не будет считаться нарушением.
Как написать приказ: основные правила и образец
Единого для всех унифицированного бланка приказа на право подписи первичных документов на сегодня нет, так что предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике предприятия.
При этом некоторых стандартов все же следует придерживаться. В частности в приказе обязательно нужно указывать:
- номер приказа,
- дату составления,
- название компании,
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
В основной части нужно обязательно перечислить всех, кому предоставляется право подписи первичных документов, с указанием:
- должности,
- фамилии-имени-отчества,
- списка документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник.
Следует отметить, что приказ может касаться как одного работника организации, так и целой группы лиц.
Как оформить приказ
Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.
Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.
Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение.
Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2016 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.
Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.
После написания приказа
После того, как приказ будет соответствующим образом написан, оформлен и издан, весь период действия он должен содержаться вместе с другими распорядительными бумагами фирмы. После утраты актуальности его следует передать в архив, где он должен храниться на протяжении периода, установленного законом или локальными актами (но не менее трех лет), затем его можно утилизировать.
Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.
Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:
- внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
- доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.
Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.
Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.
Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.
Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.
Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.
И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.
Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.
Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.
Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.
Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.
Полный текст семинара читайте в журнале "Главная книга. Конференц-зал" 2015, № 03
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Причем документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Приведем примерную форму такого перечня.
УТВЕРЖДАЮ
генеральный директор ООО "Темпера"
Головин А.Д. _ /подпись/ _
05.10.2000
Перечень должностных лиц, имеющих право подписи
первичных учетных документов в ООО "Темпера"
| Наименование документа | Полномочия | Должность и фамилия | Образец подписи |
| Платежное поручение | Разрешение на пе- речисление денеж- ных средств с рас- четного счета | Первая подпись - гене- ральный директор Головин А.Д. Первый заместитель гене- рального директора Пожарнов И.И. Вторая подпись - главный бухгалтер Долганов П.В. Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г. | подпись подпись |
| Расходный кассовый ор- дер | Разрешение на вы- дачу денежных средств | Первая подпись - гене- ральный директор Головин А.Д. Первый заместитель гене- рального директора Пожарнов И.И. Вторая подпись - главный бухгалтер Долганов П.В. Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г. | подпись подпись |
| Выдача денежных средств | Кассир Боровикова К.Е. | подпись | |
| Приходный кассовый ор- дер | Разрешение на по- лучение денежных средств | Главный бухгалтер Долганов П.В. Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г. | подпись подпись |
| Авансовый отчет | Утверждение отчета | Генеральный директор Головин А.Д. | подпись |
| Подтверждение це- лесообразности произведения рас- ходов | Руководители структурных подразделений: Отдел 1 - Зайцев И.В. Отдел 2 - Конев П.Р. Цех 1 - Ванин Р.Н. Бухгалтерия - Петрова А.Х. | подпись подпись |
|
| Проверка отчета и приложение к нему документов | Главный бухгалтер Долганов П.В. Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г. | подпись подпись |
|
| Требование- накладная Лимитно- | Затребование мате- риальных ценностей | Руководители структурных подразделений: Отдел 1 - Зайцев И.В. Отдел 2 - Конев П.Р. Цех 1 - Ванин Р.Н. Бухгалтерия - Петрова А.Х. | подпись подпись |
| Разрешение на от- пуск ТМЦ со склада | Начальник ОМТС Парамонов Н.Т. | подпись |
|
| Отпуск ТМЦ со склада | Кладовщик Вудсворд М.И. | подпись | |
| Получение ТМЦ | Материально ответствен- ные лица структурных подразделений: Отдел 1 - Феин И.В. Отдел 2 - Перов П.Р. Цех 1 - Санин Р.Н. Бухгалтерия - Королева П.В. | подпись подпись |
|
| Главный бухгалтер _ /подпись/_ Долганов П.В. |
|||
Если документ подписан ненадлежащим лицом (то есть лицом, не указанным в Перечне, или лицом, которое в силу закона не имеет права подписи), действительность такого документа является спорной. В частности, п.5 ст.185 ГК РФ определяет, что лицо, действующее от имени юридического лица при заключении сделок, должно быть уполномочено выданной от имени юридического лица доверенностью за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации. Если хотя бы одно из условий не выполнено, каждая из сторон сделки может настаивать на ее недействительности. Это положение содержится в ст.183 ГК РФ, которая гласит, что следствием подписания документов (заключение сделки) неуполномоченным лицом - при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий - сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.
Статья 982 ГК РФ определяет последствия одобрения заинтересованным лицом действий в его интересе: если лицо, в интересе которого предпринимаются действия без его поручения, одобрит эти действия, к отношениям сторон в дальнейшем применяются правила о договоре поручения или ином договоре, соответствующем характеру предпринятых действий, даже если одобрение было устным.
В ст.986 ГК РФ приводится норма, касающаяся последствий сделки в чужом интересе: обязанности по сделке, заключенной в чужом интересе, переходят к лицу, в интересах которого она совершена, при условии одобрения им этой сделки и если другая сторона не возражает против такого перехода либо при заключении сделки знала или должна была знать о том, что сделка заключена в чужом интересе. При переходе обязанностей по такой сделке к лицу, в интересах которого она была заключена, последнему должны быть переданы и права по этой сделке.
Следовательно, если организация одобряет сделку, совершенную неуполномоченным лицом, подтверждением этого могут служить:
- документы об оприходовании или использовании материальных ценностей;
- платежные документы, связанные со сделкой;
- документы (приказы, распоряжения, утверждение авансового отчета и т.п.) или свидетельские показания, подтверждающие одобрение совершенной работником сделки;
- иные документы.
Аналогично, если противная сторона сделки начала осуществлять действия по выполнению своих обязательств по сделке или приняла оплату в связи со сделкой, считается, что сделка ею одобрена.
Пример 1. Рабочий Сидорчук В.В. принял материалы для нужд участка в отсутствие бригадира, уполномоченного принимать материалы. Материалы были приняты в переработку, о чем имеются записи в соответствующих первичных документах, учетных регистрах и на счетах бухгалтерского учета. Таким образом, сделка в данном случае совершена неуполномоченным работником, но одобрена.
Пример 2. Договор на поставку материальных ценностей подписан лицом, не уполномоченным на совершение сделки от имени юридического лица, однако материальные ценности получены на склад организации и их оприходование отражено в приемо-сдаточной накладной, карточках складского учета, учетных регистрах. По истечении определенного по сделке срока поставщик выставил организации требование оплатить полученные ценности, однако последовал отказ, мотивированный тем, что сделка была заключена не уполномоченным на то лицом.
В данном случае оснований для признания сделки недействительной и отказа от оплаты нет, так как сделка была фактически одобрена юридическим лицом в момент принятия ценностей к учету.
Пример 3. На лимитно-заборной карте на отпуск в цех ценных материалов подпись начальника подразделения, истребовавшего материалы, заменена подписью его помощника. Кладовщик отказался принимать документ к исполнению вследствие его ненадлежащего оформления.
Кроме вышеуказанных обязательных реквизитов документа, можно ввести следующие дополнительные реквизиты:
- номер документа (нумерация внутренних документов имеет контрольное значение, исключая возможность дублирования документов и их утери);
- адрес организации;
- основание для совершения хозяйственной операции (в качестве дополнительного аргумента при проведении финансовых проверок);
- наличие и сумму возмещаемых налогов в стоимости активов (для контроля правильности отнесения затрат и начисления налоговых платежей).
В целях упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции. Системы кодирования могут разрабатываться в организации с учетом ее организационной структуры и условий деятельности.
Пример 4. Отпуск материалов в производство кодируется кодами группы 1000:
1001 - отпуск материалов со склада в цех N 1;
1002 - то же - в цех N 2;
1003 - то же - в цех N 3.
Выдача денег из кассы кодируется кодами группы 5000:
5001 - выдача денег на заработную плату;
5002 - выдача денег под отчет и т.д.
Применение кодов особенно полезно, если данные подвергаются компьютерной обработке.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Лица, составившие и подписавшие эти документы, должны обеспечить своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом или не оформлены вовсе, перед организацией возникает проблема доказательства факта совершения хозяйственной операции. В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п. Однако получение таких доказательств, как правило, вызывает затруднения, и их может оказаться недостаточно.
Может случиться так, что предприятию придется доказывать факт совершения той или иной хозяйственной операции в суде.
В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы сведения, полученные в соответствии с требованиями ст.52 АПК РФ при помощи:
- письменных доказательств (документов, прямо или косвенно подтверждающих факт осуществления хозяйственной операции. Например, при отсутствии накладной на отпуск продукции на сторону косвенным подтверждением факта отгрузки могут служить подписанный покупателем счет-фактура, документы о последующей оплате, документы об оприходовании этой продукции на баланс покупателя и т.п.);
- вещественных доказательств (при проведении инвентаризации должны быть выявлены в наличии материальные ценности или денежные средства, которые организация должна иметь в результате совершения хозяйственной операции, оформленной ненадлежащим образом);
- заключений экспертов (как правило, такие заключения требуются при отсутствии документов по списанию материалов на производство или при начислении заработной платы без надлежащим образом оформленных нарядов на производство работ и т.п. В этом случае специалист соответствующего профиля, приглашенный в качестве эксперта, может подтвердить технологически обоснованные нормы расхода материалов на производство продукции, объем выполненных работ, величину трудозатрат и т.п.);
- показаний свидетелей [например, если в ведомости на получение заработной платы расписался не сам работник, а кто-то другой, но работник утверждает, что деньги по этой ведомости он получил сполна, то суд не обяжет организацию выплатить деньги еще раз по формальному основанию (отсутствие надлежащей подписи в документе)];
- объяснений лиц, участвующих в деле (например, если кассир выдал деньги под отчет, не имея письменного распоряжения руководителя организации, но впоследствии его действия были одобрены руководителем, то отсутствие подписи на расходном кассовом ордере, несомненно, является нарушением порядка ведения кассовых операций, но не влечет за собой применение к организации штрафных санкций).
Однако в любом случае необходимо иметь в виду, что согласно ст.57 АПК РФ обстоятельства дела, которые согласно закону или иным нормативным правовым актам должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться иными доказательствами.
Законодатель определяет, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Немаловажно, что в случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (п.п.3, 4 ст.7 Закона о бухгалтерском учете).
20. Сроки разработки учетной политики
Как правило, разработка учетной политики на новый финансовый год заканчивается к концу декабря уходящего года и в этом же месяце утверждается. Необходимо учесть, что срок утверждения учетной политики должен быть таким, чтобы все работники организации, которых непосредственно затрагивают положения разработанных документов, успели с ними ознакомиться.
Если же организация только создается, то утвердить учетную политику ей нужно до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня государственной регистрации в качестве юридического лица. В этом случае считается, что фирма применяет учетную политику с момента государственной регистрации.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
21. Изменение учетной политики
Согласно п. 4 ст. 6 Закона N 129-ФЗ принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Изменение учетной политики может производиться только:
- в случаях изменения законодательства РФ или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета;
- при разработке организацией новых способов ведения бухгалтерского учета;
- при существенном изменении условий ее деятельности.
В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года. При этом не считается изменением учетной политики разработка способов учета для той деятельности, которой организация занялась впервые.
Об изменениях в учетной политике на следующий отчетный год организация объявляет в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности.
22. Учетная политика и бухгалтерская отчетность
В настоящее время единых форм бухгалтерской отчетности, обязательных к заполнению, нет. Образцы форм, которые рекомендованы Приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н, содержат только примерный состав основных показателей.
Таким образом, для отражения всех существенных показателей организация должна разработать собственные формы бухгалтерской отчетности, утвердив их распорядительным документом.
При этом те строки рекомендуемых Минфином России образцов форм отчетности, которые окажутся незаполненными, следует убрать. В отчетности пустых строк быть не должно. Этого требует п. 5 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности (Приказ Минфина N 67н).
Следовательно, у организаций форма баланса будет отличаться от рекомендуемой Минфином России.
Все хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать, в том числе личные подписи указанных лиц.
В силу п. 3 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
К компетенции исполнительного органа общества относятся все вопросы руководства текущей деятельностью общества.
Таким образом, руководитель организации выполняет возложенные на него обязанности по управлению обществом как лично, так и путем делегирования части своих полномочий другим сотрудникам предприятия.
Эта норма означает, что законодатель предусмотрел возможность подписания первичных документов не только руководителем организации, но также иными уполномоченными на то лицами.
Следовательно, право сотрудника на подписание первичных документов должно быть регламентировано внутренними документами организации. Если сотрудник уполномочен на подписание документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, то этот внутренний уполномочивающий документ, должен быть подписан не только генеральным директором, но и главным бухгалтером. Последнее требование в полной мере относится к изданию документа, наделяющего заместителя директора правом подписи счетов на оплату.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Таким образом, наиболее универсальным способом закрепления за определенными сотрудниками право подписи тех или иных документов является издание локального нормативного акта. В роли такого акта, как правило, используют приказ по предприятию. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он издается в произвольной форме, если в организации не разработана какая-то специальная. Также определить круг полномочий работника, включая его право подписи тех или иных документов, можно в его должностной инструкции.
Таким образом, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть утвержден руководителем организации (приказом или распоряжением), однако указание номера приказа в накладной действующим законодательством не предусмотрено. Между тем, рекомендуется во избежание конфликтных ситуаций с фискальными органами все-таки указывать основания, по которым то или иное лицо подписывает первичные документы.
Подпункт "г" п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" допускает возможность ведения бухгалтерского учета лично руководителем организации.
Таким образом, в случае если обязанности главного бухгалтера исполняются руководителем организации лично, на счете-фактуре подпись руководителя ставится дважды: за руководителя и главного бухгалтера. При этом факт возложения обязанностей главного бухгалтера на руководителя должен быть подтвержден соответствующим приказом по организации.
Форма такого приказа организацией разрабатывается самостоятельно исходя из действующей в ней системы делопроизводства.
