Журнал приходных и расходных кассовых ордеров образец. Компания не ведет журнал учета пко и рко

⁰

Ведение бухучета на фирмах, предприятиях, торговых точках осуществляется с оформлением документации различной направленности и характера – платежных ведомостей, счетов по оплате, зарплатных ведомостей, расходных и приходных кассовых ордеров.

Оформление такой документации согласно существующему порядку требует занесения их в особую форму учета – журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Данная процедура значительно упрощает контроль документооборота компании, кроме того позволяет вычислять конечный сальдо за любой необходимый период.

Журнал регистрации таких документов имеет унифицированную форму, которая ранее являлась обязательной для всех видов собственности и ее соблюдение строго контролировалось.

Такая принятая форма имеет кодировку №КО-3 (ОКУД 031003) и была утверждена Постановлением Госкомстата РФ №88 .

Даже в том случае, если принятая внутренними порядками форма журнала учета будет несколько отличаться от общепринятой, в основном состоять она будет из двух частей :

Первая часть (отображается в левой части) . В ней отражаются основная информация и характеристика кассовых ордеров, по которым осуществился приход – постановка на учет денежных средств;
Вторая часть (отражается справа) . В ней фиксируют сведения о кассовых ордерах, отвечающих за расход и снятие с учета денежных средств с баланса фирмы или организации.

Все подобные документы заносятся в журнал учета в соответствии с присвоенными порядковыми номерами, датами оформления, суммами, которые проводятся по учету, а также с примечаниями, которые отражают тип и суть производимых на основании их операций.

Касаемо собственной формы такого журнала, которую каждое предприятие или организация может разработать самостоятельно, можно отметить:

Законодательством установлена возможность разработки собственной формы учета приходных и расходных кассовых ордеров. Конкретно, на допустимость такого действия указывает часть 5 статьи 10 ФЗ «О бухгалтерском учете».
К разработке собственной формы допускаются не все должности, которые имеют доступ к ПКО и РКО фирмы – право на ее составление имеют главный бухгалтер организации либо лицо, которое отдельным приказом или должностными обязанностями уполномочено вести бухучет.
Утверждать вид собственного журнала имеет право исключительно руководитель предприятия.
Составление собственной формы журнала учета ПКО и РКО имеет смысл только в том случае, если конкретной организации необходимо отражать более подробные детали и характеристики производимых операций, чем предполагает типовая форма. В остальных случаях наиболее оптимальным решением будет все-таки использование общепринятой формы.

Отдельно стоит отметить, что при желании допускается ведение книги регистрации кассовых документов в электронном виде. Однако, такой вариант допускается только в том случае, если организация выполнила необходимое оформление электронной подписи, положенное в таких случаях.

В форму журнала регистрации документов вносятся как основные бумаги предприятия, так и другие, дополнительные, которые также отражают списание или постановку на учет денежных средств:

Особенности составления

Журнал регистрации имеет такие особенности своего оформления и составления:

Заведение подобного способа учета осуществляется на промежуток времени, определенный внутренними порядками или уставом организации.
Все страницы документа обязательно нумеруются, прошиваются и на бумажной пломбе, которая клеится на прошивочную нитку, ставится печать организации. Также отдельным порядком может быть предусмотрено наличие на ней подписей руководителей структурных подразделений (начальника отдела, управляющего, старшего по званию).
В том случае, если заполнение документа осуществляется вручную, то допускается использовать для этого шариковую ручку или чернил синего цвета.
Титульный лист журнала должен содержать в себе такую информацию: название документа, наименование учреждения или структурного подразделения организации, учет документации которой ведется в данном журнале, дата начала занесения сведений и дата окончания при его закрытии, фамилия, имя и отчество, а также должность сотрудника, который ответственен за ведение журнала.
Основная часть документа содержит в себе одинаковые листы, состоящие из основной таблицы. Таблица содержит в себе информацию, касающуюся реквизитов и основных показателей расходных и приходных кассовых ордеров.

Информация о них заносится в определенные строчки и столбики журнала и состоит из таких пунктов:

Дата составление ПКО. Отдельно стоит отметить, что само составление и проведение должны совпадать с фактическим временем оприходования средств.
Номер ведомости, который носит индивидуальный характер и присваивается обычно по порядковой нумерации подобных документов компании.
Величина денежных средств, которая зафиксирована в ПКО и была внесена в кассу предприятия или фирмы.
Часть, отведенная под примечания, в которой отражаются особенности, сопровождающие составление документа – указание лица, от которого была получена определенная сумма средств, другая причина, по которой происходит их оприходование, источник, из которого пришли средства, другие данные.
Дата, на которую был составлен РКО. При его занесении ответственное лицо обязательно должно учитывать факт, что непроведенные операции не могут отражаться в таком журнале. Некоторые материально ответственные лица практикуют оформление таких документов «наперед», но такие действия чреваты необходимостью возврата денег назад, если они не были использованы. Занесение же РКО в журнал потом придется устранять, а такое действие категорически запрещается.
Номер документа по внутренней порядковой нумерации расходных документов. Зачастую каждый новый календарный год обнуляется расчет таких ордеров, и нумерация начинается с первого.
Сумма, которая была выдана из кассы на определенные нужды. Это может быть произведение оплаты поставщикам, другие расходы. Не допускается никаких округлений – величина, указанная в РКО должна в точности совпадать с цифрой, которая будет фиксироваться в журнале.
Отдельные комментарии, которые сопровождают расходный документ и указывают причину, по которой он создан, кому выданы средства и, возможно, характер их использования.

При заполнении журнала обязательно нужно учитывать требование соблюдения сквозной нумерации документов по приходу и расходу средств.

К примеру, если указан РКО за номером 48, то следующим за ним должен обязательно идти 49. Таким образом осуществляется дополнительный контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета и составления документов, подтверждающих движение средств фирмы.

При заполнении не допускается совершение любых ошибочных действий . Естественно, если заполнение журнала не производится автоматически при помощи учетной программы, то, в связи с человеческим фактором могут возникать ситуации ошибочного внесения данных.

Что же делать в таком случае? Если ответственное за заполнение лицо замечает ошибку, ее необходимо сразу исправить и поставить дату уточнения, а также свою подпись. В некоторых организациях требуется также отразить слово «исправлено».

Применение

Применение книги регистрации кассовых документов производится в следующих целях :

Необходимость отдельной фиксации документооборота для усиления контроля и ведения учета.
Усиление мер безопасности в организации. Данное обстоятельство связано с подделкой документов для незаконного получения денежных средств обманным путем. В таком случае любой ордер или ведомость, не внесенные в журнал регистрации или с задвоенными номерами, не смогут стать основанием для выдачи денежных средств.
Возможность осуществления дополнительной сверки зарегистрированных операций в журнале со всеми проведенными документами по учету и выявление ошибок, если они будут.
Регулирование финансовых операций организации со стороны контролирующих органов РФ.
Осуществление контроля за соблюдением требований по лимиту кассы – предельному значению денежных средств, которое может находиться на конечный период в кассе организации.

Оконченный журнал (заполненный полностью) подлежит хранению в архиве организации в течение срока, установленного для подобного вида документов – пять лет . В случае необходимости проверки контролирующие органы имеют право изъять его для ознакомления с движением денежных средств фирмы, выявлением неточностей и определения законности операций.

В том случае, если в учете движения денег были замечены любые нарушения по ведению кассовой дисциплины, ответственным лицам это может грозить наложением штрафа в размере от 4 тыс. рублей для МОЛ и до 50 тыс. рублей для фирм и организаций.

Заполнение ПКО и РКО представлено в данном видео.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов вести не обязательно. Организации могут завести его для регистрации документов, передаваемых в кассу. Рассмотрим в каких случаях удобно использовать данную унифицированную форму №КО-3, как ее правильно оформлять, а также приведем образец заполнения.

Для чего нужен журнал регистрации кассовых документов?

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов предназначен для регистрации:

приходных кассовых ордеров;
расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов: платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и т.п.

Ведется журнал бухгалтерией. Регистрация в нем документов происходит перед их передачей в кассу организации для исполнения.

Внимание! Применение унифицированно формы №КО-3 не является обязательным, т.к. не установлено Указанием о порядке ведения кассовых операций.

Структура журнала регистрации кассовых документов

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов оформляется по унифицированной форме № КО-3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (форма по ОКУД 0310003).

Он состоит из обложки и собственно журнала.

Обложка журнала содержит такие сведения, как:

наименование организации и ее структурного подразделения, код по ОКПО;
период, за который ведется журнал;
должность и ФИО лица, ответственного за ведение журнала.

номер и дата приходного или расходного документа;
сумма, на которую составлен документ;
примечание, то есть запись о содержании хозяйственной операции.

Срок, на который заводится журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, нормативно не определен. Этот срок установите самостоятельно с учетом количества проводимых организацией кассовых операций.

Образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

Итоги

Унифицированная форма КО-3 ведется организациями для регистрации кассовых документов, которые передаются в кассу. Применение данного формуляра не является общеобязательным и используется хозсубъектами по собственному желанию.

Журнал регистрации кассовых документов позволяет упорядочить первичные документы, оформляемые в связи с движением наличных денежных средств в кассе предприятия. Все вновь созданные кассовые документы подлежат регистрации в специальном журнале. И только после этого они передаются кассиру для соответствующего оформления.

К числу таких документов относят:

приходные кассовые ордера;

расходные кассовые ордера;

заявления на выдачу денежных средств;

расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы;

счета на оплатуи прочее.

Образец заполнения журнала регистрации кассовых документов

Расходные кассовые ордера, составленные на расчетно-платежной ведомости на выплату заработной платы и прочих аналогичных платежей, подлежат регистрации в журнале уже после их выдачи.

Существует унифицированная форма журнала регистрации кассовых документов. Ее номер КО-3, а код по справочнику ОКУД 0310003. Допускается ведение журнала в электронном виде с использованием вычислительной техники.

Форма N КО-3 включает в себя обложку, на которой указываются наименование организации, сроки ведения журнала, а также должность и ФИО лица, ответственного за его составление. Помимо обложки в форму КО-3 входит вкладной лист, являющийся образцом для оформления всех остальных страниц журнала. Вкладной лист делится на две части. В левой части (графы 1-4) производится регистрация приходных кассовых документов, в правой (графы 5-8) - расходных.

В графах 1 и 5 указывается дата составления кассового документа. В графах 2 и 6 присвоенный этому документу порядковый номер. Графы 3 и 7 отображают сведения о сумме документа в рублях и копейках. Графы 4 и 8 носят название «Примечание», в них, как правило, указываются сведения о целевом назначении денежных средств и сведения о получателе, либо плательщике.

Кассовая книга

Кассовая книга необходима для ежедневного учета всех кассовых операций предприятия. Для ее ведения предусмотрена унифицированная форма № КО-4.

Образец заполнения

Организация вправе самостоятельно выбрать один из способов ведения кассовой книги – в электронном или рукописном виде. В любом случае книга составляется в единственном экземпляре.

Контроль за правильным составлением является обязанностью главного бухгалтера.

Методика работы с кассовой книгой устанавливается отдельным приказом руководителя организации, либо прописывается в учетной политике.

Данная методика должна регламентировать следующие моменты:

порядок нумерации всех кассовых документов;

способ ведения кассовой книги;

коды всех имеющихся подразделений организации;

перечень документов, передаваемых обособленными подразделениями в головную организацию, а также периодичность их сдачи (при наличии обособленных подразделений).

Основным условием заполнения кассовой книги в электронном виде является обеспечение сохранности кассовых документов ответственным лицом (кассиром) организации. Автоматизированный способ предполагает составление двух машинограмм по итогам каждого рабочего дня, имеющих одинаковое содержание. Одна из них носит название «Вкладной лист», другая – «Отчет кассира». Данные вкладыши нумеруются с начала года. При этом последний лист каждого месяца должен содержать информацию об общем количестве листов за истекший месяц. В последнем листе календарного года указывается общее количество листов кассовой книги за отчетный год.

Ежедневно кассир проверяет правильность заполнения машинограмм и подписывает их. К отчету кассира прилагаются соответствующие приходные и расходные кассовые ордера и передаются в бухгалтерию. Вкладные листы кассовой книги хранятся у кассира в течение всего календарного года.

По окончании календарного года, либо по мере необходимости, вкладные листы брошюруются и опечатываются. Информация об общем количестве листов кассовой книги заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя компании.

Ручной метод ведения

Кассовая книга, составляемая ручным способом, заводится на определенный период. В некоторых случаях данный период определяется количеством кассовых операций. С начала периода все листы кассовой книги нумеруются. В конце подводится итог, а информация об общем количестве листов располагается на последней странице книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя.

С целью защиты кассовой книги от изъятия листов все страницы прошиваются и опечатываются мастичной или сургучной печатью.

Правила заполнения

Существует два варианта заполнения книги:

с вертикальным расположением страниц;

с горизонтальным расположением страниц.

При вертикальном расположении страниц данные о кассовых операциях за один день располагаются на одной странице. Отчетом кассира служит следующая страница кассовой книги, либо вкладной чистый лист. В первом случае информация дублируется с помощью копировальной бумаги, располагаемой между двумя листами. Оба листа (первый и второй) имеют одинаковые номера. Во втором случае книга имеет сплошную нумерацию, записи производятся через копирку.

Кассовая книга, составленная путем горизонтального расположения страниц, состоит из двух частей. Первая часть (вкладной лист кассовой книги) имеет горизонтальную разлиновку и представляет собой первый экземпляр. Вторая часть (отчет кассира) не содержит разлиновки и заполняется с помощью копировальной бумаги путем сгиба страницы по линии отреза и прокладки копировальной бумаги между получившимися листами. Первая и вторая части книги имеет одинаковую нумерацию. Вторая часть является отрывной и служит отчетом кассира. Не допускается обрыв отчета до окончания кассовой смены.

Согласно общеустановленным правилам на листе кассовой книги сначала указываются все приходные документы за день, а затем все расходные.

В конце каждого дня кассир подсчитывает итоги движения денежных средств в кассе за истекший день, вычисляет остаток наличных средств и сдает в бухгалтерию второй экземпляр или отрывной лист («Отчет кассира») с приложением всех кассовых ордеров.

В случае, когда в составе остатка денежных средств находятся деньги, предназначенные для выплаты заработной платы, данные суммы указываются в книге отдельной строкой.

Новая форма "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Подробнее о применении формы КО-3:

Порядок учета и ведения кассовых операций в ЧОП
... »; - КО-2 «Расходный кассовый ордер»; - КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных... и расходных кассовых документов (форма КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма КО-3). В тех случаях, когда на... приходных и расходных кассовых документов (КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных...
Кассовые операции. Общие положения
Режимы налогообложения доходов индивидуальных предпринимателей
И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на... правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров...
Документация по учету кассовых операций
И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на... правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров...
Ограничения для ПБОЮЛ. Стоит ли бить тревогу?
2 «Расходный кассовый ордер»; ̶ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...
Кассовые операции индивидуальных предпринимателей
И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). Если на прилагаемых к расходным... и иных) в журнале (форма №КО-3) производится до передачи их в...
Некоторые обязанности плательщиков ЕНВД
... »; №КО-2 «Расходный кассовый ордер»; №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...
... », №КО-2 «Расходный кассовый ордер», №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...
Некоторые обязанности налогоплательщиков ЕНВД
... », №КО-2 «Расходный кассовый ордер», №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...
Выдача валюты на командировки
Расходных кассовых документов по форме № КО-3. И в-третьих, отразить операцию...

Журнал регистрации кассовых документов - это учётный журнал, в котором регистрируются до передачи в кассу все приходные и расходные кассовые документы, такие как:

Документы, заменяющие ПКО и РКО (расчётно-платёжные ведомости, заявления на выдачу денег и др.)

Инструкция по заполнению формы КО-3

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

В середине листа указывается период, на который рассчитана форма КО-3, и ФИО лица, ответственного за ведение журнала. Обычно с начала нового года заводится новый журнал.

ВКЛАДНОЙ ЛИСТ разделён на 2 части: слева указываются приходные кассовые документы (графы 1-4), а справа - расходные (графы 5-8).

Графа «Примечание». Указывается содержание операции: от кого получены деньги, кому выданы, основание для получения / выдачи. Всё остальное по заполнению интуитивно понятно.